今のご時世では、大企業やネット系企業を中心にリモートワークを行っている人がいると思います。リモートワークだと皆が別の場所にいるため、会議を行うためにWeb会議を行う人も多いと思います。
私以前から、海外の人とやり取りするときなどにWeb会議を行っていました。そこで感じた、Web会議を行うためのコツを記します。
- 最重要：カメラでの顔出しはしない
- 必要に応じて電話を使った電話会議システムを併用する
- 話す時以外はマイクをミュートにする
目次
Web会議のメリットとデメリット
Web会議はインターネットのツールを使って、離れた場所に居ながら複数人で会議を行うことです。SkypeやGoogle Meet、最近だとZoomが流行っているようです。
メリット
メリットは次の通り。
- 物理的に一同に集まる必要がない
- スマホで利用する場合、移動中でも会議に参加できる（タクシー内からなど）
- パソコンの画面を全員で簡単に共有できる
1つ目は明確であり、「空いている会議室探し」に使っていた時間を削減できます。2つ目は、外回りが多く忙しいビジネスマンはとっては意外と重要。
3つ目は、よく使われているWeb会議システムの多くは自分自身のパソコンの画面を参加者全員に共有する機能があるため、通常の会議と違ってプロジェクタへのケーブルの差し替え等をする必要がありません。
デメリット
一方のデメリットは次の通り。
- インターネットの回線の状況によっては音声が途切れる
- 対面に慣れている人にとっては慣れにくい？
- ITリテラシーが低い人にとっては辛い？
1つ目は、インターネットの性質上どうしても限界があります。ただし音質についてはヘッドフォンや会議用のスピーカーを使うことで多少改善できます。
2つ目と3つ目は、「慣れない人やできない人に足を引っ張られる筋合いはない！」と言い切って良いので、できない人を無理矢理にでも慣れさせるか、そういうことに悩まされない場所に転職するのが良いと思います。
Web会議のコツ
さて、実際に私が行っていることを記します。
最重要：カメラによる顔出しをしない！
Web会議で、パソコンに付いているカメラを使って顔を出す人が一定数いますが、あれは以下の理由で不要です。カメラはOFFにすべきです！
- 顔の動画を出すと通信量が増え、音質悪化の原因になる
- 通信量が増えることによって、通信料（コスト）も増える
- Web会議をする場合、自宅から入る人も一定数いると思われるが、カメラをONにすると「外向き」のメイクや部屋の掃除を行う必要がある。その手間が無駄。
1つ目ですが、インターネットの起源は、障害への耐久性を目的に設計されており、リアルタイムの通信を目的とはしていません（現に、表に出ていないだけで裏の設備や回線はたまに壊れる）。やってみると分かると思いますが、画面の共有時を除いて、Web会議で重要なのは音声です。顔を出すとネットワークがそちらに割かれてしまうので、音質が悪くなります。そうなると会議が成り立たなくなります。
2つ目は分かりやすい話です。リモートワークが広まった3月に、使用したパケット容量が急増した人も多いのではないでしょうか。
3つ目は、顔を出すとなると意外と準備が必要です。特に自宅からの会議だと、頑張っても生活感がにじみ出てしまうものです。また入念な準備を行っている人を除いて、カメラ写りは実際の人よりも悪くなります。そう考えると、顔を出すと何となく残念なことになります。
「声だけだと誰が話しているか分からない」という意見はあり、面識がない人同士だと難しいのは確かです。ただ、Web会議や電話会議を仕事で行う場合、初回は実際に会うというケースが多いかと思うので、問題になるケースはそこまで多くないと考えています。ちなみに、私は実際に会ったことがない海外の人と半年以上、音声とチャットだけで仕事をしていますが、一度会ってみたいと思うことはあるもの、仕事は成り立っています。
「顔を見ないで話すのは気持ち悪い」という人もいるようですが、それはその人が時代に適応できていないだけです。上記と同じで、初回は会ってからという形で切り抜けましょう。
まとめると、顔出しするメリットは少なく、ほとんどのケースでデメリットの方が上回るものです。初対面の人同士ならともかく、それ以外ではカメラはOFFにして顔出ししないようにしましょう。………それでも、知っている人同士で顔を出した方が良いというケースは、私が思いつく限りでは次の1つだけです。
顔出しでWeb会議するべきなのは、熱々の遠距離恋愛中のカップルだけ！
必要に応じて電話回線を使った方法も併用する
上述のように、インターネットはリアルタイム通信を目的にしていません（「5G」が普及したら話は変わるのでしょうが、まだ先でしょう）。音声を安定して届ける目的では、電話の方が優れています。
画面共有はSkypeなどを使い、音声は（音声のみの）電話会議システムを使うのが1つの手です。電話会議システムに多少費用が発生しますが、音声が悪いと本当に会議にならないことがあるので、それによって失われる時間を考えると、料金を負担する価値があります。
話していない人はマイクをミュートにする
複数人でWeb会議を行うと、まわりの雑音が全体に入ってくることがよくあります。これも音質悪化の原因になるため、話していないときはマイクをミュートにして、話すときだけミュートを解除するようにしましょう。
とくにパソコンなどでスピーカを使っている場合は、ハウリングの原因にもなるので、極力マイクはOFFにしましょう。
ヘッドフォンやスピーカーに投資する
音質は回線の状況だけでなくスピーカーやマイクにも左右されます。Web会議が多いなら、それらに投資してみるのも良いでしょう。
特に、Web会議は行うが一部の人は同じ場所から会議に入るというケースではヘッドフォンではなくスピーカーを使うと思います。その場合は、専用のマイク+スピーカーを使うと音質もクリアになります。例えばJabraの製品は、複数の会社で使っているのを見たことがあります。
なお、私はリモートワークでのWeb会議の増加に伴い、Jabraのヘッドセットを購入しました。個人で買うには高価でしたが、それ以上に仕事がしやすくなりました。
終わりに：Web会議を快適に
今の社会情勢だと不本意ながらリモートワークになっている人もいるかと思います。確かに変化は慣れないものです。ただ、リモートワークには利点もありますし、これを機にWeb会議の比率も高まるのは間違いないでしょう。今のうちに慣れておきましょう。