退職メールの書き方

コミュ障の仕事術

年が明けて年度末が近づくと、転職などの理由で今の会社を辞める人が一定数出てきます。その際に、お世話になった人や社内で個人的に親しかった人に退職を告げるメールを出す人も一定数います。

私は今までこのようなメール(ここでは退職メールと呼ぶことにする)を幾度となく見てきました(比較的流動性が高い業界にいるのと、私自身も複数回転職しているので…)。他の人のメールを見た中で気づいたパターンや注意点を記します。

退職メールとは

退職時に社内の知り合いに退職する旨を知らせるものです。ブログの「退職エントリ」に似ているかもしれませんが、退職メールは社内宛に出すものです。

普段一緒に仕事をしている人は退職することを(少なくとも直前には)知ることになると思いますが、以前の部署の人や、社内で個人的に仲良くなった人は退職することを知らない可能性があるので、このような人に退職する旨を知らせるために退職メールを出すことがあります。

もちろん、退職メールを出すのは義務ではありません!個人的に出したいと思った人のみ出せば良いと思います。なお、他の人の退職メールを見ていると、最終出社日に出している人が多い傾向にあります。

宛先の選び方

この宛先はどのように決めれば良いでしょうか?

個人的に知っている人のみに送る場合

個人的に知っている人のみに出す場合は、その人達を宛先(To)にして出せば良いです。

個人的に知っている人のみに出したい場合でも、人数が多い場合や、複数のグループにまたがる場合(今の部署と前の部署で仲良くなった人のみに送る時など)は、自分をTo、送りたい人をBccにして送るのが良いかと思います。そうすることで、

  • 他のグループの人の宛先を明かさずに済む(最後の最後に情報漏洩とか言われると面倒です)
  • 誤って受信した人が全返信してしまっても、Bccで送っている他のグループの人に送信されることがない。

というメリット(デメリットの回避)があります。

同じ部署に挨拶として送る場合

同じ部署に対して最後のあいさつとして出す場合は、部署内のメーリングリスト宛に出すパターンもよく見ます。ただし、メーリングリストに含まれる人数が多すぎると、全く知らない人にも多数送信されることになるので、せいぜい数十人までにしたほうが良いでしょう。

注意:全社に送るのはやめましょう

たまに全社メーリングリスト宛に出してしまう人がいます。

長年勤務していたりすると、会社に対する思いが強い人もいるでしょう。そんな時に多くの人にメッセージを出したい気持ちは分かります。

しかし、特に大企業の場合は、大半の人はその人を知らないので、ほとんど読まれないメールになるだけです。役員クラスになった等であれば良いかもしれませんが、それ以外の場合は全社宛に送るのはやめましょう。

メールの本文に書く内容

個人的に知っている人のみに送る場合は、適当に書きましょう(笑)。

次の進路(転職・留学・地元に帰る・旅に出る等)を書く人や、個人的な連絡先などを載せる人もよく見かけます。ただし、転職の場合に次の会社の業界を書く人は一定数いますが、次の社名まで書いている人は少数です。この点はブログの退職エントリとは異なるかもしれません。

同じ部署の人宛に送る場合も、書く内容は似たようなものが多いです。ただし書き方はややビジネスライクなものの人が多いです。

なお、最後のメールだからといって文句や不満などをぶちまけるようなことはしない方が良いです。同業他社の場合だけでなく、他業界に行く場合でも、思わぬところで今の会社の人と会うことがあるかもしれません。「立つ鳥跡を濁さず」の精神で行きましょう(どうしてもぶちまけたい場合は秘密を守ってくれる個人的に仲が良い人だけにしましょう)。

おわりに:退職メールの書き方

退職は人生で大きなイベントの一つですが、昔と違って珍しいものではなく、複数回退職(転職)する人も珍しくありません。現に私はそうです。

長い人生で、どこかで再会する人もいるかもしれないので、退職メールを出すと決めた場合は無難な内容にしておきましょう。あくまでも義務ではなく、出したい人だけ出すということを覚えておいて下さい。

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